Capítulo Primero - Disposiciones generales

1.1 Identificación del responsable de tratamiento
ESPECIALIDADES OFTALMOLOGICAS S.A, constituida y existente bajo las leyes de la República de Colombia, en adelante ESPECIALIDADES OFTALMOLOGICAS S.A, actuando como responsable del tratamiento de información personal, se identifica a través de los siguientes datos:
 

1.2 Definiciones

a. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b. Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

c. Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

d. Dato personal semiprivado: datos que no tienen naturaleza íntima, reservada ni pública, y cuyo conocimiento puede interesar no solo a su titular sino a un grupo o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere autorización expresa del titular. Ejemplos: datos financieros, información relacionada con entidades de seguridad social (EPS, AFP, ARL, cajas de compensación).

e. Dato personal sensible: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Incluye datos sobre origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, información sobre salud, vida sexual y datos biométricos.

f. Dato personal privado: dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa al titular y cuyo tratamiento requiere autorización expresa. Ejemplos: nivel de escolaridad, libros de comerciantes.

g. Dato personal público: datos que la Ley o la Constitución determinan como públicos y cuya recolección y tratamiento no requieren autorización. Ejemplos: estado civil, información del RUNT, datos de sentencias judiciales ejecutoriadas.

h. Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza tratamiento de datos por cuenta del responsable.

i. Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

j. Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

k. Tratamiento: operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

l. Transferencia: envío de datos personales desde un responsable o encargado del tratamiento ubicado en Colombia hacia un receptor, que también es responsable del tratamiento, dentro o fuera del país.

m. Transmisión: comunicación de datos personales a un encargado dentro o fuera del país, para su tratamiento por cuenta del responsable.

1.3 Objetivo de la política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como propósito establecer los criterios bajo los cuales se realiza el tratamiento de la información personal que reposa en las bases de datos, archivos físicos y digitales de ESPECIALIDADES OFTALMOLOGICAS S.A, dando cumplimiento al artículo 15 y 20 de la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y la Sentencia C-748 de 2011.

1.4 Alcance de la política

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de ESPECIALIDADES OFTALMOLOGICAS S.A, quien actúa como responsable del tratamiento de datos personales. Establece los criterios, finalidades, mecanismos para el ejercicio de derechos, medidas de seguridad y demás aspectos relacionados con la protección de la información.

La presente política está dirigida a cualquier titular o representante legal cuya información haya sido requerida por ESPECIALIDADES OFTALMOLOGICAS S.A para el desarrollo de alguna actividad.

Capítulo Segundo – Tratamiento de datos

2.1 Tipos de datos personales tratados

ESPECIALIDADES OFTALMOLOGICAS S.A, en el desarrollo de sus actividades, trata las siguientes categorías de datos:

1. Datos académicos
2. Datos de características personales
3. Datos de circunstancias sociales
4. Datos de contacto
5. Datos de salud
6. Datos electrónicos
7. Datos identificativos
8. Datos laborales
9. Datos patrimoniales
10. Datos públicos

2.2 Tratamiento al cual se someten los datos personales

• Recolección

ESPECIALIDADES OFTALMOLOGICAS S.A recolecta información personal mediante diferentes medios, ya sea:
a) directamente del titular,
b) de terceros autorizados,
c) de fuentes públicas.

La recolección puede realizarse por medios físicos, digitales o electrónicos, incorporando aviso de privacidad y autorización, en cumplimiento de los artículos 2.2.2.25.3.2 y 2.2.2.25.3.3 del Decreto 1074 y de los principios del artículo 4 de la Ley 1581.

• Almacenamiento

La información se almacena en servidores propios dentro del país y en servidores externos de terceros, que cuentan con medidas de seguridad físicas, técnicas y administrativas y controles de acceso.

Los datos sujetos a requerimientos legales permanecerán almacenados según lo indique la Ley. Cuando no exista disposición legal, la información se conservará mientras la finalidad del tratamiento permanezca vigente.

• Circulación

En principio, ESPECIALIDADES OFTALMOLOGICAS S.A no comparte datos personales con terceros. Sin embargo, puede hacerlo para el cumplimiento de obligaciones contractuales o precontractuales, conforme a los artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074, contando con autorización del titular o con un contrato de transmisión de datos.

• Supresión

La información personal será eliminada cuando:
I. No sea necesaria para fines legales, contractuales, tributarios, financieros o de auditoría.
II. Su eliminación no afecte la trazabilidad o integridad del sistema.
III. Se haya cumplido la finalidad para la que fue recolectada.
IV. Sea solicitada por el titular o autorizado, siempre que no contravenga lo anterior.

Algunos datos podrán conservarse únicamente con fines estadísticos o de auditoría.

2.3 Usos o finalidades de la recolección de información

2.4 Autorización para el tratamiento de datos

ESPECIALIDADES OFTALMOLOGICAS S.A solicitará de manera libre, previa, expresa y debidamente informada la autorización por parte de los titulares de los datos personales. Para ello generará mecanismos idóneos que permitan verificar el otorgamiento de dicha autorización.
La autorización podrá constar en cualquier medio, ya sea en documento físico mediante el formato TI-FR-005 Autorización para el tratamiento de datos personales, digital, electrónico o en cualquier formato que permita su posterior consulta, en cumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley.

• Autorización para el tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

En el tratamiento de datos personales de menores de edad se asegurará el respeto de sus derechos. ESPECIALIDADES OFTALMOLOGICAS S.A podrá requerir datos personales de menores para dar cumplimiento a aspectos legales como:

1. El artículo 32 de la Ley 789 de 2002 relacionado con la obligación de vinculación de aprendices.
2. El derecho de los afiliados al Sistema de Seguridad Social de afiliar a cualquier pariente dentro del tercer grado de consanguinidad o a cualquier menor de 12 años bajo dependencia económica, sea o no pariente.

En caso de requerirse la recolección directa de datos de menores, ESPECIALIDADES OFTALMOLOGICAS S.A solicitará la autorización con consentimiento informado de los padres o adultos responsables.

2.5 Medidas de seguridad y protección

ESPECIALIDADES OFTALMOLOGICAS S.A ha adoptado medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales, protegiendo su confidencialidad, integridad, uso adecuado y evitando accesos no autorizados o fraudulentos.
Se han implementado protocolos y lineamientos internos obligatorios para todo el personal con acceso a información personal o a los sistemas de información.

2.6 Obligaciones de los encargados del tratamiento

Las empresas o personas externas que realicen tratamiento de datos personales por encargo de ESPECIALIDADES OFTALMOLOGICAS S.A deberán:

a. Garantizar al titular el acceso, consulta, actualización y rectificación de sus datos personales.
b. Solicitar y conservar copia de la autorización para el tratamiento, informando su finalidad.
c. Conservar la información bajo condiciones de seguridad que eviten adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
d. Adoptar un manual interno de políticas conforme a la Ley 1581 de 2012.
e. Permitir acceso únicamente a personas autorizadas.
f. Cumplir con las obligaciones del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

2.7 Cuando ESPECIALIDADES OFTALMOLOGICAS S.A actúa como encargado

Cuando la organización opere como encargado del tratamiento, los responsables deberán obtener y conservar la autorización del titular.
ESPECIALIDADES OFTALMOLOGICAS S.A presume que el responsable cuenta con dichas autorizaciones y deberá suministrar copia cuando sea requerida.

Capítulo Tercero – Gestión de derechos

3.1 Derechos de los titulares

El derecho fundamental de Habeas Data faculta al titular a solicitar acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales, así como revocar la autorización otorgada.

El titular podrá solicitar:

a. Acceso gratuito a sus datos personales.
b. Conocer, actualizar y rectificar información parcial, inexacta o prohibida.
c. Conocer la finalidad por la cual ESPECIALIDADES OFTALMOLOGICAS S.A recolecta información.
d. Revocar la autorización o solicitar supresión cuando no exista deber legal o contractual que lo impida.
e. Presentar quejas ante la SIC cuando no se atiendan consultas o reclamos.
f. Solicitar prueba de la autorización otorgada (cuando aplique).
g. Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o de menores de edad.

3.2 Tiempos de atención

• Consulta

Será atendida en un máximo de 10 días hábiles desde su recibo.
Si no es posible responder en ese término, se informará el motivo y se responderá dentro de los 5 días hábiles siguientes.

• Reclamo

Será atendido en un máximo de 15 días hábiles desde el día siguiente de su recibo.
Si no es posible responder, se informará y se dará respuesta dentro de los 8 días hábiles siguientes.

Si el reclamo está incompleto, se requerirá subsanarlo dentro de los 5 días hábiles; si pasan 2 meses sin respuesta, se entenderá desistido.

Si ESPECIALIDADES OFTALMOLOGICAS S.A no es competente, trasladará el reclamo en máximo 2 días hábiles e informará al titular.

3.3 Procedimiento para ejercer derechos

• Titulares o personas facultadas

Pueden ejercer derechos:

1. Socios
2. Proveedores y contratistas
3. Empleados y ex empleados
4. Clientes
5. Ventas y operadores logísticos
6. Prescriptores

• Información requerida para radicar una solicitud

a. Nombre completo
b. Tipo y número de identificación
c. Datos de contacto
d. Medio de respuesta
e. Motivo de la solicitud y derecho a ejercer
f. Firma e identificación (cuando aplique)

Toda solicitud debe acompañarse de documento que acredite legitimación:

• Copia de documento de identidad
• Documento autenticado como causahabiente
• Poder o representación autenticada
• Otros documentos acreditativos

Solicitud de imágenes o videos

El titular deberá:
a. Indicar fecha, hora, lugar y detalles para ubicar el material.
b. Justificar la solicitud.
c. Aportar documentos que acrediten su identidad o autorización del titular.

Procedimiento interno

ESPECIALIDADES OFTALMOLOGICAS S.A:
a. Verificará existencia del material.
b. Verificará procedencia sin afectar derechos de terceros.
c. Si hay terceros, se informará necesidad de anonimización (costos a cargo del solicitante).
d. Si no afecta derechos, se citará al titular para visualizar la información.

3.4 Canales y Responsable

Canales habilitados

Estos son los únicos canales que ESPECIALIDADES OFTALMOLOGICAS S.A tiene habilitados para las consultas y reclamos relacionados con la protección de datos personales. Como titular, deberá utilizarlos exclusivamente para ejercer sus derechos.

• Responsable del cumplimiento de la política

El responsable del efectivo cumplimiento de la Política de Tratamiento de Datos Personales, así como de la atención de consultas y reclamos de los titulares, será la Representante Legal de ESPECIALIDADES OFTALMOLOGICAS S.A.

El responsable podrá requerir el apoyo de otras áreas internas para verificar el cumplimiento de la normativa aplicable en materia de protección de datos personales.
Para cualquier duda respecto a esta política, podrá contactarnos a través de los canales anteriormente descritos.

Capítulo Cuarto – Aspectos finales

4.1 Disposiciones

• Medidas permanentes

ESPECIALIDADES OFTALMOLOGICAS S.A verificará de manera permanente que sus procesos, protocolos, procedimientos y políticas garanticen el derecho de hábeas data a los titulares de la información.

• Vínculo con la política

Todo titular de información que tenga relación con ESPECIALIDADES OFTALMOLOGICAS S.A deberá acatar esta política.
Los titulares diferentes a usuarios finales deberán cumplir adicionalmente con el manual interno de protección de datos personales.

• Cumplimiento de los principios

ESPECIALIDADES OFTALMOLOGICAS S.A garantiza el cumplimiento de los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad respecto de los datos personales que reposan en sus bases de datos.

• Inscripción de bases de datos en el RNBD

En cumplimiento de la normativa vigente, ESPECIALIDADES OFTALMOLOGICAS S.A realizará la inscripción de sus bases de datos conforme a lo dispuesto en el Decreto 090 de enero de 2018, que modifica los artículos 2.2.2.26.1.2 (Ámbito de Aplicación) y 2.2.2.26.3.1 (Plazo de Inscripción) del Decreto 1074 de 2015.

• Vigencia de las bases de datos

Las bases de datos tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política.
Los datos personales se conservarán mientras exista relación contractual con el titular o mientras no solicite su supresión, siempre que no exista un deber legal que obligue a conservarlos.

4.2 Cambios y vigencia

• Fecha de aprobación y entrada en vigor

La presente política entra en vigor a partir del 31 de marzo de 2026 y reemplaza la política anterior contenida en el documento IT-MN-001 Manual Seguridad Información V1.